Pöytäkirja

Pöytäkirjatyyppeinä mainitaan tavallisesti päätöspöytäkirja, selostuspöytäkirja ja keskustelupöytäkirja. Ne eroavat toisistaan lähinnä kirjattavien asioiden määrässä.

  • Päätöspöytäkirjaan kirjataan tehdyt päätökset ilman perusteluja ja muita kommentteja. Tämä on ns. minimipöytäkirja.
  • Selostuspöytäkirjaan kirjataan pääesitys, keskustelussa tehdyt esitykset lyhyine perusteluineen, äänestys tai vaali sekä päätös. Selostuspöytäkirja on päätös- ja keskustelupöytäkirjan välimuoto. Selostuksen ei tarvitse olla sanatarkkaa lainausta.
  • Keskustelupöytäkirja tarkoittaa kokouksen kulun sanatarkkaa kirjaamista tai ainakin kaikkien puheenvuorojen pääkohtien kirjaamista.

Pöytäkirjan laatimisesta ja oikeellisuudesta vastaa kokouksen puheenjohtaja. Kokouksen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, mutta sitli puheenjohtaja vastaa sisällöllisesti.

Pöytäkirja sisältää otsikko-osan, asioiden käsittelyn osan, loppumerkinnät ja mahdolliset liitteet.

1. Otsikko-osaan kirjataan

  • yhdistyksen nimi
  • kokouksen laatu eli minkälainen kokous on kyseessä
  • kokouksen aika ja paikka
  • läsnäolijat (tai osanottajaluettelo liitteenä)
  • puheenjohtajan ja sihteerin nimet

2. Asioiden käsittely

  • kokouksen alkutoimien pykälät
  • jokaisesta asiakokonaisuudesta oma pykälä

3. Allekirjoittaminen ja tarkastaminen

Puheenjohtaja varmentaa allekirjoituksellaan pöytäkirjan ja lisäksi usein myös sihteeri allekirjoittaa pöytäkirjan

Tarkastaminen

Yhdistyksen yleisen kokouksen pöytäkirjan tarkastavat tehtävään valitut pöytäkirjantarkastajat.

Yhdistyksen hallituksen kokouksissa on tapana tarkastaa pöytäkirja seuraavassa kokouksessa. Tarkastuksen yhteydessä palautetaan mieleen mitä edellisessä kokouksessa päätettiin.

Pöytäkirja tai jokin pykälän kohta voidaan tarkastaa heti kokouksessa.  Kyseisen pykälän kohdalle päätöksen jälkeen merkitään, että pykälä tarkastettiin kokouksessa.  Jos koko pöytäkirja tarkastetaan samassa kokouksessa, niin viimeiseksi pykäläksi merkitään oma tarkastuspykälä.

4. Pöytäkirjan liitteet

poytakirja_syyskokous