Valmistelu

Säännöt määrittelevät osittain mitä asioita missäkin kokouksissa on käsiteltävä. Esimerkiksi kevätkokouksessa on käsiteltävä  toimintakertomus ja tilinpäätös. Muulloin hallitus päättää kokouksessa käsiteltävät asiat. Yleensä asiat nousevat käsiteltäviksi ajankohtaisuutensa puolesta. Myös osaston jäsenet voivat esittää kokouksessa käsiteltäviä asioita. Tällöin asiat tulee toimittaa sihteerille tai  hyvissä ajoin ennen kokousta.

Osaston hallitus, toimikunta tai puheenjohtaja ja sihteeri valmistelevat käsiteltävät asiat ja niiden päätösehdotelmat.

Olennainen osa valmistelua on tarvittavien kokousasiakirjojen, kuten kokouskutsun ja esityslistan, laatiminen sekä toimittaminen asianomaisille henkilöille (mallit kokouskutsusta ja esityslistasta).

Käytännön järjestelyt kokouksen onnistumiseksi:

  • Varataan kokouspaikka
  • Sen tulee olla kokouksen luonteeseen ja osallistujamäärään nähden sopivan kokoinen ja asianmukaisesti varustettu.
  • Suunnitellaan pöytä ja istumajärjestys
  • Puheenjohtajan ja sihteerin pöytä tulee sijoittaa siten, että heillä on esteetön näkyvyys koko kokouksen osanottajiin.
  • Huolehditaan varustuksesta. Hankitaan esimerkiksi dataheitin, puheenjohtajan nuija ja muistioita.
  • Varataan mukaan osaston tai liiton säännöt, yhdistyslaki sekä osallistujille muistiinpanovälineet.
  • Järjestetään mahdollinen tarjoilu
  • Hankitaan muu tarpeellinen varustus

Lähde: Yhdistystoiminnan avaimet, Pirjo Rosengren ja Anneliina Törrönen (2008 KSL)

Share