Sihteeri

Sihteerin tehtävät ovat pääasiassa kirjallisia käytännön tehtäviä. Sihteeri työskentelee tiiviisti yhdessä puheenjohtajan kanssa. Vaikka sihteeri yleensä kirjoittaa pöytäkirjan, lain mukaan puheenjohtaja vastaa siitä, ja sen vuoksi puheenjohtaja myös allekirjoittaa sen. Monet sihteerin tehtävistä ovat sellaisia, että ne voidaan hallituksessa/johtokunnassa sopien jakaa myös muiden kuin sihteerin huolehdittaviksi.

Sihteerin tehtäviä

  • osallistuu kokousten valmisteluun: laatii mm. kokouskutsut  yhdessä puheenjohtajan kanssa sekä hoitaa kokousjärjestelyt
  • huolehtii kokousten osanottajalistasta
  • avustaa puheenjohtajaa kokouksessa: kirjaa puheenvuoropyynnöt, kirjaa tehdyt ehdotukset ja kannatukset ym.
  • kirjoittaa kokouksen pöytäkirjat
  • Kirjoittaa hallituksen laatimat toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusluonnokset ja kirjoittaa ne lopulliseen muotoon hyväksymisen jälkeen
  • laatii pöytäkirjanotteet ja jäljennökset
  • laatii tiedotteet, anomukset ja muut asiakirjat sekä toimittaa ne asianosaisille
  • hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon
  • tiedottaa jäsenille ja ulkopuolisille, ellei erillistä tiedottajaa ole valittu
  • hoitaa yhdistyksen arkistoa, ellei erillistä arkistovastaavaa ole valittu.

Lähde: Yhdistystoiminnan avaimet, Pirjo Rosengren ja Anneliina Törrönen (2008 KSL)

Share