Arkistointi

Kaikkia asiakirjoja ei voi eikä kannata säilyttää pysyvästi. Arkistotilat ovat yleensä rajalliset ja liian laajasta arkistosta on vaikea löytää olennaista tietoa. Siksi asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Järjestyksen säilymiseksi pysyvästi säilytettävät ja hävitettävät asiakirjat kannattaa sijoittaa eri mappeihin ja kansioihin.

Talletettava asiakirja voi olla esimerkiksi paperinen asiakirja, valokuva, dia, filmi, video, äänite tai atk-tallenne. Osa siakirjoista on säilytettävä määräajan tai ikuisesti.

MITÄ ARKISTOIDAAN PYSYVÄSTI

Kaikki yhdistyksen toimintaan liittyvä ja  itse tuotetut aineistot  arkistoidaan pysyvästi

  • pöytäkirjat
  • kirjeenvaihto
  • toimintakertomukset ja -suunnitelmat
  • puheet, esitelmät, artikkelit
  • lentolehdet, esitteet, tiedotteet
  • selostusaineistot
  • kampanja-aineistot
  • juhla-aineistot ym.
  • valokuvat, videot, äänitteet


MITÄ EI TARVITSE SÄILYTTÄÄ PYSYVÄSTI

  • keskusjärjestön lähettämät kiertokirjeet (lähettäjä arkistoi)
  • saapuneet yleiskirjeet, ilmoitukset, mainokset
  • tilitositteet säilytetään 6 vuotta tilintarkastuksesta.
  • Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä- ja pääkirja sekä tuloslaskelmanja tase liitetietoineen) ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä

MITEN YHDISTYKSEN  ASIAKIRJAT ARKISTOIDAAN

  • jokaisesta asiakirjasta tulee arkistoida alkuperäinen kappale. Asiakirjassa tulee olla tarpeelliset päiväykset ja allekirjoitukset (pöytäkirjat allekirjoitettuna)
  • alkuperäiskappale on arkistoitava heti käytön jälkeen, jotta asiakirjan säilyminen on taattu
  • myös tietokoneella tallennetuista asiakirjoista, esim. lähetetyistä kirjeistä, tärkeistä sähköpostiviesteistä ja julkilausumista on tehtävä paperitulosteet arkistoa varten
  • arkistoitavaan asiakirjaan on hyvä merkitä lyijykynällä sana arkistokappale jotta se ei sotkeudu kopioihin
  • arkistoitavista papereista on poistettava metalliset paperiliittimet
  • asiakirjat on hyvä arkistoida kansioihin. Kansion selustaan kirjoitetaan arkistokaavan mukainen aineiston sisältö ja aikamäärä

Yhdistyksessä kannattaa selvittää mihin voi siirtää vanhat arkistoaineistot.   Suositeltavia arkistoja ovat oman alan yksityiset keskusarkistot. Eri järjestöt pitävät yllä omia keskusarkistoja.

Lisätietoja saat saat myös maakuntarkistoista tai kansallisarkistosta.

Kirjallisuutta

Toim Marja Pohjola ja Petri Hakala, Arkistot kuntoon –  yhdistyksen käsikirja, Tieteellisten seurojen arkistokäsikirja, Vaasa 2003


Jaa/lähetä