Taloudenhoitaja hoitaa yhdistyksen talousasioita. Hän huolehtii käteisrahoista, tositteista, pankkiasioista ja laskujen maksamisesta. Taloudenhoitaja hoitaa usein myös kirjanpidon ja tekee tilinpäätöksen joko manuaalisesti tai kirjanpito-ohjelmalla. Useissa yhdistyksissä kirjanpito on ulkoistettu tilitoimistoille. Useimmiten taloudenhoitaja on hallituksen jäsen, mutta hän voi olla myös ulkopuolinen.
Taloudenhoitajan tehtäviin kuuluu:
- Hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle
- Hyväksyy osaston laskut, joita ei tämän ohjesäännön mukaan ole määrätty puheenjohtajan tai sihteerin hyväksyttäviksi
- Huolehtii menojen suorittamisesta sääntö jen ja päätösten mukaisesti, seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä.
- Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta
- Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä-pääkirja, tuloslaskelma ja tase liitteineen) ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta.
- Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen syyskokoukselle
- Huolehtii muista hallituksen hänelle antamista tehtävistä
- Esittelee talousasioita hallitukselle/johtokunnalle: ehdotus tilikartasta, raportoi taloudesta
Talousohjesääntö
Talousohjesääntö on asiakirja, jossa annetaan annetaan ohjeita taloudesta vastaavillehenkilöille. Talousohjesäännössä jaetaan vastuu talousasioissa.
Lähde: Yhdistystoiminnan avaimet, Pirjo Rosengren ja Anneliina Törrönen (2008 KSL)
Yhdistyksen taloudenhoitajalle
Yhdistyksen taloudenhoitajan kannattaa perehtyä KSL-opintokeskuksen julkaisemaan Eurot ojennukseen – yhdistyksen talousopas -julkaisuun. Sen voi ladata maksutta KSL:n verkkosivuilta tai tilata kotiin. KSL-opintokeskus järjestää myös Eurot ojennukseen -koulutuksia, jotka sopivat niin yhdistyksen taloudenhoitajalle kuin muillekin hallituksen jäsenille ja toimijoille.